東海大学同窓会の個人情報の取り扱いについて　2005.4.28掲載・2008.4.12一部修正

２００５年４月１日の「個人情報保護法」が完全施行にともない、同窓会では、適切な個人情報保護のための会員情報の管理を行っております。
項目別に、同窓会の個人情報保護についての取り組みについて説明します。

基本理念（「東海大学の個人情報保護の取り組み」に基づく）についての説明

○個人情報を収集する場合、収集目的をはっきりさせ、それ以外の利用は制限する。
　　現在、卒業時に「進路調査書」に使用目的を明記しています。４月からの上記の法律の完全施行にともない、内容・方法は次年度から一部変更し、同法に基づいたものといたします。
　個人情報の使用目的につきましては、以下の通りです。（2008年4月12日現在）

1. 同窓会報の送付（年１回発行）東海大学新聞同窓会特集号として、住所が判明している会員全員に送付します。（無料）
2. 同窓会本部主催の行事案内。「ホームカミングデー」などのご案内をします（該当年度の会員）
3. 支部・学科同窓会の行事案内（同窓会の各会の主催する行事の案内に使用）

上記の使用目的について不明な点がありましたら、事務局までお問合せください。

※同窓会が管理する会員の個人情報は、同窓会本部ならぴに支部・学部学科同窓会が
　共同利用者となります。 基本的に、同様の個人情報保護についてを共有し、安全性の確保
　に努め、個人情報の更新は双方のデータベースに共通して反映させます。

○個人情報を取得する際に適正な方法を講じる。
　卒業時の「学生情報」（教学課が管理しているもの）および、上記の「進路調査書」の記載に基づき、個人情報を取得しています。
　個人情報変更時の届出は、同窓会報の送付と同時に現状のデータを同封します。訂正はそれに赤書き訂正していただき、折り返し封筒にして、返信されたものを更新しております。
　このほか、葉書・FAX・Eメールの届出に基づき更新いたします。（この場合、本人確認をさせていただく場合があります）

○個人情報の正確性を確保する。
　毎年、同窓会報の送付と共に上記の方法で更新をお願いしております。住所不明の方は、本人の届出に基づき、更新を随時行っています。

○個人情報の安全性を確保する。
　現在、同窓会の個人情報の更新・保管は外部委託しておりますが、更新時・保管時の安全性を十分確保すべく、厳重に管理しております。また、本部事務局以外で個人情報を使用する場合は「同窓生データ使用許可願いおよび作業依頼書」の記載に基づき、責任者・利用目的を明確にして発行しています。

○本人に対する透明性を確保する。
　同窓会報の送付時に同封しております、個人情報確認表で情報を各会員に開示しております。また、事務局に問合せいただいた場合、本人確認の上で現在の情報をお知らせします。

　以上、東海大学同窓会の「個人情報保護」の取り組みを紹介しました。今後、法令遵守のため予告無く上記内容に変更が生じる場合があります。その場合は随時、このページに掲載いたします。

関連リンク　東海大学の個人情報保護への取り組みについて