2023年６月24日
東海大学同窓生の皆様へ
このたび、本学同窓生1,667名分の個人情報を誤送信する事案が発生しました。
このような事態を招き、当該同窓生並びに関係の皆様に多大なご迷惑とご心配をおかけしましたこと深くお詫び申し上げます。今後、同様の事案が発生することのないよう個人情報の管理には万全を期し、再発防止に努めてまいります。
１． 概要
個人情報を含むエクセルファイルを本学の名簿管理委託会社が、不特定の方1名に誤送信するという事案が発生しました。当該委託会社は、2023年４月14日にデータ利用申請者にエクセルファイルをメール送信、５月８日に利用申請者からの問い合わせにより、メールアドレス相違による誤送信であったことが判明いたしました。
２． 対象卒業年度、学部学科・専攻、個人情報
【卒業年度】1974年度～2021年度
【学部学科専攻】工学部原子力工学科、工学部応用理学科エネルギー工学専攻
【個人情報】会員番号、氏名（カナ含む）、現住所・電話番号、勤務先名・配属先名・配属先メールアドレス、卒業年度
３． 対応
・誤送信の受信者へ「お詫びとデータ削除依頼」を送信（5月10日付）
・東海大学同窓会へ報告（5月13日役員会にて報告）
・文部科学省へ報告（5月18日付）
・対象同窓生へ文書による「事情説明とお詫び」を郵送（6月21日付発送）
４． 再発防止策
・名簿管理委託会社へ厳重注意を行うとともに、以下の再発防止策の徹底を指示。
・原則としてアドレスの手入力は行わない。
・やむを得ず手入力をする場合には、事前のアドレス確認メールの送受信にて、申請者の本人確認を行う。
・パスワード設定は所定のルールを遵守し、パスワード通知メール本文への記載は行わない。
５.本件に関する問い合わせ先
学校法人東海大学理事長室 学園校友・広報政策課
電話番号：03-3467-2211（代表）、FAX：03-3485-4940
E-Mail：koyukai@tokai.ac.jp